La figura del Delegado de Protección de Datos (DPD) busca garantizar el cumplimiento normativo y fortalece la confianza interna y externa. Actúa como enlace con la autoridad de control, asesora sobre riesgos y evalúa los tratamientos de datos. Su independencia y accesibilidad reducen sanciones y clarifican responsabilidades operativas. Y también promueve la privacidad desde el diseño de la recogida de datos de carácter personal y la minimización en la recogida de los mismos.
Para el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) el Delegado de Protección de Datos (DPD) es una figura clave en el modelo de su cumplimiento para lo que debe ser conocedor del Derecho y la práctica en materia de protección de datos. En su artículo 37 establece cuando un responsable o encargado debe proceder a su designación:
- El tratamiento se lleve a cabo por una autoridad u organismo público, excepto los tribunales que actúen en ejercicio de su función judicial.
- Las actividades principales del responsable o del encargado consistan en operaciones de tratamiento que, por su naturaleza, alcance y/o fines, requieran una observación habitual y sistemática de interesados a gran escala.
- Las actividades principales del responsable o del encargado consistan en el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos personales y de datos relativos a condenas e infracciones penales.
Por otro lado, el artículo 34 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre de Protección de Datos personales y garantía de los derechos digitales (LOPDPGDD) detalla los responsables y encargados que, en todo caso, han de proceder a la designación obligatoria del Delegado de Protección de Datos (DPD):
- Los colegios profesionales y sus consejos generales.
- Los centros docentes que ofrezcan enseñanzas en cualquiera de los niveles establecidos en la legislación reguladora del derecho a la educación. También las Universidades públicas y privadas.
- Las entidades que exploten redes y presten servicios de comunicaciones electrónicas conforme a lo dispuesto en su legislación específica. Cuando traten habitual y sistemáticamente datos personales a gran escala.
- Los prestadores de servicios de la sociedad de la información cuando elaboren a gran escala perfiles de las personas usuarias del servicio.
- Las entidades incluidas en el artículo 1 de la Ley 10/2014, de 26 de junio, de ordenación, supervisión y solvencia de entidades de crédito.
- Los establecimientos financieros de crédito.
- Las entidades aseguradoras y reaseguradoras.
- Las empresas de servicios de inversión, reguladas por la legislación del Mercado de Valores.
- Los distribuidores y comercializadores de energía eléctrica y los distribuidores y comercializadores de gas natural.
- Las entidades responsables de ficheros comunes para la evaluación de la solvencia patrimonial y crédito o de los ficheros comunes para la gestión y prevención del fraude. Incluyendo a los responsables de los ficheros regulados por la legislación de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.
- Las entidades que desarrollen actividades de publicidad y prospección comercial. Incluyendo las de investigación comercial y de mercados, cuando lleven a cabo tratamientos basados en las preferencias de las personas afectadas o realicen actividades que impliquen la elaboración de perfiles de las mismas.
- Los centros sanitarios legalmente obligados al mantenimiento de las historias clínicas de los pacientes.
- Se exceptúan los profesionales de la salud que, aun estando legalmente obligados al mantenimiento de las historias clínicas de los pacientes, ejerzan su actividad a título individual.
- Las entidades que tengan como uno de sus objetos la emisión de informes comerciales que puedan referirse a personas físicas.
- Las personas operadoras que desarrollen la actividad de juego a través de canales electrónicos, informáticos, telemáticos e interactivos. Conforme a la normativa de regulación del juego.
- Las empresas de seguridad privada.
- Las federaciones deportivas cuando traten datos de menores de edad.
Las entidades responsables o encargadas del tratamiento no incluidas en el párrafo anterior podrán designar de manera voluntaria un Delegado de Protección de Datos (DPD). Esta figura quedará sometida al régimen establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 y en la citada ley orgánica.
La entidad responsable o encargada del tratamiento que designe un Delegado de Protección de Datos (DPD) tiene la obligación, de acuerdo con el artículo 37.7 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD):
- Publicitar su existencia a través de medios electrónicos.
- Comunicarlo a la autoridad de control en el plazo 10 días.
Los artículos 38 y 39 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), así como los artículos 36 y 37 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre de Protección de Datos personales y garantía de los derechos digitales (LOPDPGDD) detallan la posición y funciones de los Delegado de Protección de Datos (DPD). Entre ellas, está la obligación de informar y asesorar al responsable o al encargado de las obligaciones que establece el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y supervisar su cumplimiento, que ejercerán de manera independiente. Además, actúa como punto de contacto con la Agencia Española de Protección de Datos.